Datenschutzerklärung für die Online-Anmeldung zum Workshop UIS 2022 mit Google Forms

Arbeitskreis 'Umweltinformationssysteme' der GI-Fachgruppe 4.6.1 'Umweltinformatik'

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Der Arbeitskreis Umweltinformationssysteme betreibt diesen Internetauftritt zur Unterstützung bei der Umsetzung der gemeinnützigen Zwecke der Gesellschaft für Informatik (GI).
In diesem Text geht es um den Datenschutz in Bezug auf die für die Anmeldung zum Workshop UIS 2022 des Arbeitskreises erhobenen Daten.

Wir haben uns entschieden, 2022 zur Anmeldung das Tool Google Forms einzusetzen, um die Anmeldungen zum Workshop online zu erfassen. Das heißt, dass die Daten auf Servern von Google gespeichert werden.

Für die verwalteten Daten gilt - wie in den vorangegangenen Jahren -, dass wir diese nur zur Organisation des aktuellen Workshops nutzen. Nur das Organisationsteam des Workshops hat Zugang zu den Daten.
Daten, die Sie nicht angeben möchten, müssen Sie nicht angegeben. Auf Wunsch löschen wir Ihre Daten jederzeit.
Weitere Informationen zu den Datenschutzgrundlagen von Google Drive (dort werden die Google Forms-Daten gespeichert) finden Sie hier: https://support.google.com/docs/answer/10381817?hl=de.
Fragen zu Details beantworten wir natürlich gerne.

Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung unserer Web-Site www.ak-uis.de sowie für die Mailing-Liste jeweils Informationsseiten mit abweichenden Datenschutzerklärungen angeboten werden, da diese vorliegende Erklärung ausschließlich für die Online-Anmeldung zum Workshop gilt:

Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts und Kontaktdaten:
Sprecher des Arbeitskreises:
Dipl.-Inform. Friedhelm Hosenfeld
DigSyLand - Institut für Digitale Systemanalyse und Landschaftsdiagnose
Zum Dorfteich 6
D-24975 Husby
E-Mail:hosenfeld@digsyland.de
Tel.: +49 - 4602 - 95 77 53
Fax: +49 - 4602 - 95 77 52

Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie sich für den Workshop UIS 2022 anmelden.
Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Ihre Daten werden einerseits dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in dem Anmeldeformular angeben oder uns per E-Mail zuschicken.

Protokoll-Informationen und -Dateien

Andere Daten werden automatisch beim Besuch unserer Web-Site und der Formular-Website durch die Google IT-Systeme erfasst. Dabei handelt es sich in der Regel um technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie die Website aufrufen und nutzen.
Datenschutz-Hinweise zur Nutzung der Google-Dienste: https://policies.google.com/privacy.

Diese technischen Daten werden erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten.
In sogenannten Log-Dateien werden folgende Daten bei jedem Seitenaufruf protokolliert:

Die Log-Dateien, die bei uns anfallen, werden periodisch gelöscht.
In anonymisierter Form können diese für statistische Untersuchungen der Seitenabrufe verwendet werden. Diese Daten weisen keinen Personenbezug mehr auf.

Cookies und Google Forms

Das Anmeldungsformular wurde mit Google Forms umgesetzt. Anbieter von Google Forms ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (nachfolgend Google), siehe auch hier: https://www.google.de/contact/impressum.html.

Google Forms ermöglicht es uns, das Online-Formular zur Anmeldung technisch umzusetzen und damit den UIS2022-Workshop zu organisieren. Alle von Ihnen vorgenommenen Eingaben werden auf den Servern von Google verarbeitet. Google Forms speichert ein Cookie in Ihrem Browser, das eine eindeutige ID enthält (NID-Cookie). Dieses Cookie speichert verschiedene Informationen wie beispielsweise Ihre Spracheinstellungen.
Sie können dieses Cookie selbstständig jederzeit im Browser löschen.

Der Einsatz von Google Forms erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, den UIS2022-Workshop zu planen und durchzuführen und dabei Ihre Anmeldungsdaten zu berücksichtigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Aufgrund der CoViD19-Situation sind genaue Erkenntnisse über die Anzahl der Teilnehmenden zu den einzelnen Elementen des Programms von besonders hoher Bedeutung und sowohl im Sinne Ihrer als auch unserer Sicherheit.

Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Weitere Informationen und Details zur Behandlung durch Google können der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/, insbesondere zu Cookies unter https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=de entnommen werden.

Ihre Rechte bezüglich Ihrer Daten

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen.

Anmeldung ohne Google Forms

Falls Sie Google Forms nicht nutzen möchten, können Sie sich auch direkt per E-Mail bei uns anmelden (teilnahme@ak-uis.de). Bitte geben Sie dabei auch explizit an, dass Ihre Daten nicht nicht mit Google Forms / Google Docs verwaltet werden sollen.
Als Vorlage für die Angaben, die wir für die Anmeldung benötigen, haben wir ein Muster-Formular im Microsoft Word-Format (.docx) bereitgestellt, das Sie direkt ausfüllen können oder z.B. als Grundlage für die Übersendung der Anmeldung direkt als E-Mail-Text verwenden können:
https://www.ak-uis.de/ws2022/anmeldung_UIS_2022_Muster.docx

Nutzung der Daten

Die erfassten Daten dienen in erster Linie der Organisation des Workshops.
Optional können Sie der Verwendung für die Teilnahmeliste zustimmen:

Teilnahmelisten für interessierte Teilnehmende (optional)

Es ist geplant, für interessierte Teilnehmende eine Liste der Teilnehmenden des Workshops auf Anfrage bereitzustellen.
Im Online-Anmeldeformular wird abgefragt, ob Sie der Weitergabe Ihrer Daten im Rahmen dieser Teilnahmeliste zustimmen.
Wenn Sie der Aufnahme in die Liste zustimmen, werden folgende Angaben in die Liste aufgenommen:

Optional können Sie noch der Aufnahme folgender Angaben zustimmen:

Videokonferenztool Zoom

Der Workshop UIS2022 wird als hybride Konferenz geplant, die sowohl in Präsenz in Wilhelmshaven als auch online per Videokonferenztool durchgeführt wird.
Es ist geplant, die von der Jade Hochschule Wilhelmshaven bereitgestellte Software Zoom zu nutzen, da sich diese technisch im Rahmen ähnlicher Veranstaltungen technisch bewährt hat.
Der Einsatz des Videokonferenztools Zoom an der Jade Hochschule erfolgt aufgrund eines Dienstleistungsvertrages zwischen der Jade Hochschule und dem deutschen Videokommunikations-Dienstleister "Connect4Video". Entsprechend der Art. 28 DS-GVO ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen worden, welcher die Art, den Zweck und den Umfang der Verarbeitung von personenbezogenen Daten regelt und auch die technischen und organisatorische Maßnahmen beinhaltet. Die Informations- und Auskunftspflicht ist durch eine entsprechende Verfahrensbeschreibung seitens der Jade Hochschule zusätzlich bekräftigt.



Stand: 04.03.2022

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